menajemen logistik yaitu Pencatatatan, Pengendalian, dan Pemantaunan Bantuan.

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Indonesia adalah Negara kepulauan yang diapit oleh dua samudra yaitu samudra pasifik dan samudra hindia. Sehingga rawan bencana, baik gempa bumi, gunung meletus, tanah longsor dan bahkan tsunami. Melihat kondisi tersebut dalam membantu para korban bencana maka diperlukan manajemen logistik untuk membantu penyaluran bantuan, baik bantuan dari lokal maupun dari luar.
Dalam pembahasan kami mengangkat salah satu bagian terpenting dalam menajemen logistik yaitu Pencatatatan, Pengendalian, dan Pemantaunan Bantuan.
B. Perumusan Masalah
Dalam menyusun makalah ini, penulis merumuskan beberapa masalah berkaitan dengan :
a. Kedatangan dan pencatatan bantuan
b. System pengendalian, pemantauan dan tindak lanjut
c. Pengelolaan barang non prioritas dan persediaan lain
d. System SUMA untuk pengelolaan bantuan kemanusiaan
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu sebagi berikut :
1. Untuk menambah ilmu dan pengetahuan mengenai masalah yang diangkat dalam makalah.
2. Untuk memberikan keterampilan baru di bidang manjemen logistik terutama dalam pencatatan, pengendalian dn pemantauan bantuan
3. Untuk mengetahui menggunakan system SUMA dalam manejemen Logistik
D. Metode Penulisan
Dalam menyusun makalah ini, penulis menggunakan metode literatur yaitu dengan mengkaji buku sebagai acuan yang sesuai dengan pembahasan dan browsing data di internet.


BAB II
PEMBAHASAN
Pencatataan, Pengendalian dan Pemantauan Bantuan
A. Kedatangan dan Pencatatan Bantuan
Pembuatan catatan persediaan darurat yang tiba dalam setiap pengiriman merupakan satu kegiatan pokok-ini merupakan kontak pertama dengan sumbangan yang datang, dan pembuatan catatan yang efektif pada saat itu akan menentukan sampai sejauh mana keseluruhan sistem berlangsung sebagaimana mestinya. Persediaan harus didaftarkan sesegera mungkin pada titik (tempat) masuk dan tempat penerimaannya dengan menggunakan sistem standar yang mencakup sarana untuk pengendalian dan tindak lanjut. Aktifitas ini memerlukan penggerakan tim pembuatan laporan dan klasifikasi pada setiap tempat, dipandu oleh seseorang koordinator yang dapat menyelesaikan perselisihan tentang pemilahan, klasifikasi, penetapan prioritas, dan persolan lain yang berkaitan dengan sumbangan, berbagai kategorinya dan criteria lain yang sudah ada.
Prosedur pebuatan catatan yang paling penting pada titik masuk antara lain
• Penggunaan definisi standar kiriman yang dipakai dalam operasi bantuan kemanusian.
• Pembuatan catataan setiap yang datang berdasarkan surat pengirimannya. Ketika mencatatat persediaan yang datang hala-hal berikut penting untuk dicatat serinci mungkin :
 Penerimaan barang
 Tempat pemberangkatan
 Sarana transportasi
 Tanggal dan waktu kedatangan
 Jumlah kemasan
 Berat (jika mungkin, berdasarkan kategori misalnya 1000 kg makananan, 1 kg obat, dan sebagainya.
• Pemilahan dan pelabelan berdasarkan prioritas. Organisasi yang bertugas menangani persediaan hanay menetapkan prioritas untuk berbagai barang berdasarkan kebutuhan yang paling mendesak. Contoh, dalam kejadian gempa bumi, persediaan dan peralatan medis untuk merawat patah tulang mungkin mejdi prioritas utama. Sementara selama banjir makanan dan alat pemurnian air merupakan kebutuhan yang paling mendesak untuk didistribusiakan.
Contoh system SUMA menggunakan tingkatan sebagai berikut :
Prioritas 1 : mendesak- untuk didistribusikan langsung. Ditandai label merah
Prioritas 2 : distribusi tidak mendesak. Tercakup dalam prioritas ini adalah barang-barang yang tidak diperlukan segera, tetapi akan sangat berguna pada tahap menjelang akhir keadaan darurat.
Prioritas 3 : barang-barang bukan prioritas dan tidak mendesak untuk didistribusikan. Barang yang rusak, kadarluarsa, tidak dikenali, tidak berguna, atau nilainya meragukan. Barang tersebut diletakan pada suatu tempat untuk diperiksa kembali jika waktu mengizinkan. Ditandai dengan label hitam.

B. Sistem Pengendalian, pemantauan Dan Tindak Lanjut
Bantuan darurat harus mengikuti suatu jalur dan serangkain tahapan mulai dari titik masuk atau penerimaan sampai diserahkan kepenggunaan akhir, populasi yang tertimpa bencana. Untuk mencegah kehilangan atau penyimpangan, dan menjamin penggunaan sumber daya secara lebih efesien, sebuah instrument diperlukan untuk memastikan keberhasilan bantuan melewati berbagai tahap dan menentukan tahap berikutnya dalam proses.
Sarana dokumentasi dan prosedur pengendalian maupun tindak lanjutnya harus disepakati dan dirancang selama tahap persiapan perencanaan logistic. Formulir pendaftaran yang digunakan harus memuat beberapa jenis stempel resmi atau logo, diberi nomor secara berturut dan menyertakan salinan untuk semua orang yang bertanggung jawab atas kiriman pada berbaggai tahapnya. Dalam dokumentasi yang cermat penting karena dokumentasi harus sesuai dan melengkapi informasi yang diperoleh pada berbagai tahap perjalanan kiriman.
Berikut beberapa aspek yang harus dikendalikan pada setiap tahapan pemindahan bantuan didalam Negara atau wilayah yang tertimpa bencana :
• Kedatangan sumbangan dan persediaan lain di titik-titik masuk (pelabuhan laut, pelabuhan udara, perbatasan) dan lokasi penerimaan (pusat pengumpulan, gudang lembaga tertentu dan lain-lain) juga menvcakup hal berikut :
 Kedatangan dan pencatatan barang
 Penyimpanana sementara
 Pengantaran persediaan (pengantaraan kepada penerima untuk mereka gunakan atau mereka distribusikan, pengentaraan kepengangkut yang diberi kuasa untuk mengirimnya kefasilitas penyimpanana lain).
• Pengangkutan sumbangan dan persediaan lain kesarana penyimpanan atau tujuan akhir dilapangan meliputi :
 Pemuatan bantuan
 Pemberitahuan kepada penerima akan pengantaran muatan
 Transportasi (mencakup antar kiriman)
 Pembongkaran muatan
• Penerimaan dilapangan atau fasilitas penyimpanan sekunder memerlukan
 Kejelasan fisik dan dokumentasi dari kiriman (jumlah, berat, mutu)
 Pendaftaran bantuan yang masuk
 Pemberitahuan kepada penerima akan kedatanganmuatan
• Penyimpanan bantuan mencakup kegiatan berikut :
 Penvcatatan kedatangan bantuan
 Inventaris dan pengendalian stok
 Upaya kebersihan dan kesehatan dalam fasilita penyimpanan
 Pencatatan tanggal kadarluarsa dan perputaran stok
 Perwatan dan pemeliharaan paralatan ( misalnya, pompa air, pembangkit listrik dsb)
 Pencatatan dan pernyataan barang yang rusak dan hilang
 Pencatatan pengiriman persediaan menuju penerima perantara atau penerima langsung.
• Pengantaran kiriman dari tempat penyimpanan (pengantaran kepengguna akhir atau pengiriman dititik distribusi) memerlukan :
 Pemuatan barang
 Pemberitahuan distribusi kepada penerima
 Transportasi (termasuk antar-pengiriman)
 Pembongkaran muatan
• Distribusi Persediaan Meliputi :
 Pencatatan persediaan yang sampai di titik-titik distribusi
 Penyimpanan
 Pencatatan dan indentifikasi penerima yang berhak
 Pencatatan pengantaran barang ke penerima yang berhak
 Inventarisasi dan pengendalian stok
 Laporan distribusi harian
C. Pengelolaan Barang Nonprioritas dan Persediaan Lain
Sumbangan yang datang ternyata juga memuata barang-barang nonprioritas atau singkatnya barang yang tidak berguna atau tidak relevan dalam jumlah yang cukup besar. Kedua jenis persediaan tersebut akan menambah beban kerja. Namun, perlu dibuat suatu perbedaan diantara keduanya.
Barang Non Prioritas
Seperti disebutkan beberapa persediaan yang datang mungkin saja bukan termasuk kebutuhan prioritas tetapi mungkin berguna dalam tahapan lain keadaan darurat. Dengan demikian, produk tersebut harus diklasifikasi, diberi label, dan simpan sampai kemudian dibutuhkan.
Pembuangan Persediaan Lain
Barang yang tidak berguna karena kondisinya (rusak, kadarluarsa, sangat tidak sesuai) harus dibuang sesegera mungkin, terutama untuk memberikan ruang yang cukup bagi persediaan yang berguna.
Terdapat kesulitan diplomatis atau hubungan masyarakat karena masyarakat termasuk penyumbang tidak sengan melihat persediaan, yang menurut mereka dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan penduduk yang terkena bencana, meskipun kenyataannya barang tersebut tidak cocok untuk digunakan oleh manusia ataupun untuk dikonsumsi.
Pembuangan barang semacam itu harus dilakukan denagn serius. Barang tersebut bukan sapah biasa. Sering kali lebih mudah untuk menyimpannya di gudang sampai dapat dibuang dengan aman, daripada membuangnya ditempat orang-orang mungkin menemukannya lagi atau ditempay orang yang dapat merabutnya menjadi bahaya bagi kesehatan masyarakat.
Materi tersebut dapat dibakar, dikubur, ataupun dibuang. Kuncinya adalah memiliki suatu panduan yang jelas tentang proses pembuangangnya sehingga tindakan seadanya tanpa perencanaan dapat dihindari. Situasinya bahkan lebih sulit ketika berhadapan dengan obata-obatan atau bahan-bahan berbahaya, yang tidak dapat dibuang tanpa keterlibatan tenaga ahli, mengingat perlunya metode penanganan dan pembuangan khusus terhadap benda-benda tersebut.
D. System SUMA untuk Pengolahan Bantuan Kemanusian
System pengelolaan bantuan kemanusiaan ( humanitarian supply management system, SUMA) diluncurkan sebagia upaya bersama dari Negara-negara Amerika Latin dan Karibia, dengan bantuan teknis dari Pan Amerika Health Organization (PAHO), perwakilana regional WHO untuk Amerika dan dengan dukungan keuangan dari pemerintah belanda, untuk meningkatkan pengelolaan bantuan kemanusiaan dalam situasi bencana.
Tujuan sisyem ini adalah membantu menyelesaikan berbagia masalah yang muncul dalam kedatangan missal bantuan kewilayah atau Negara yang terkena bencana, baik yang berasal dari kota atau wilayah lain dalam Negara yang sama maupun yang diberikan oleh masyarakat internasional.
Pendekatan sistematis SUMA, yang melibatkan staf terlatih, prosedur klasifikasi yang tepat, dan mekanisme teknologi informasi yang fleksibel dan ramh pengguna, memastikan bahwa bantuan datang akan secara tepat dipilih, diinventarisasi, ditetapkan prioritasnya dan disimpan ditempat kedatangannya.
Untuk mencapai tujuan ini, semua sumbangan tanpa melihat asal atau penerima akhirnya, diproses pada titik masuk atau kedatanganya dengan menggunakan system SUMA sebelum didistribusikan. Proses ini menghendaki agar organisasi dan institusi pengelola bantuan, baik pemerintah maupun non pemerintah, bekerja sama untuk menerapkan kebijakan operasional dan strategi sebelum bencana menyerang.
Komponen Sistem
System ini memiliki tiga tingkatan :
1. SUMA PUSAT
SUMA pusat dirancang untuk bekerja dimarkas besar pengolahan kedaruratan, yaitu difasilitasi tempat pejabat nasional tengah mengelolah bencana atau keaadaan darurat
Padatingkat ini, kegiatannya adalah :
o Menyusun criteria untuk digunakan oleh Unit-unit lapangan, misalnya tempat-tempat penerimaan, petunjuk pengiriman, defenisi pengguna utam dan sebagainya.
o Membangun unit lapangan
o Mengonsolidasi informasi yang dikirim oleh unit-unit lapangan
o Menanggapi pertanyaan dan menyiapkan laporan yang mendukung proses pengambilan keputusan dan meningkatkan kerja sama antar institusi.
o Memelihara tabel-tabel (daftar) program.
2. Unit Lapangan SUMA
Unit Lapangan dirancang untuk bekerja pada titik-titik masuk (misalnya perbatasan, pelabuhan laut) dan pada pusat-pusat pengumpulan local tempat persediaan tiba selama keadaan darurat, seperti pelabuhan udara, tempat-tempat pengumpulan, dll.
Kegiatan utama pada tingkatan ini, antara lain :
o Memilah dan mengidentifikasi persediaan yang datang dan menandainya dengan “MENDESAK UNTUK DISTRIBUSI SEGERA”, ‘DISTRIBUSI TAK MENDESAK”, dan “ BUKAN PRIORITAS”.
o Mengklasifikasi persediaan kedalam kategori dan subkategori dan perinciaanya.
o Menanggapi pertanyaan tertentu tentang barang yang tersedia
o Menyiapkan laporan tentang kiriman yang telah datang ke unit lapangan itu.
o Menyediakan tanda bukti pengantaran untuk pihak penerima
o Menggabungkan semua data yang sesuai dalam disket untuk dikirim ke SUMA PUSAT.
Tim unit lapangan SUMA juga menggunakan formuliir kertas seandainya computer tidak berfungsi atau kapanpun logistic dari pengumpulan data memerlukan penggunaannya.
3. Manajemen Pergudangan
Modul manajemen Pergudangan. Merupakan media yang digunakan untuk mendata kedatangan bantuan dipusat-pusat penyimpanan atau gudang dan keberangkatannya untuk didistribusi. Gudang tersebut menerima persediaan sekaligus informasi pelacak elektronik yang dikirim dengan disket oleh unit-unit lapangan atau SUMA PUSAT. Dengan cara ini, institusi dapat mengkoordinasi pengelolaan internal persediaan bantuan atau distribusi ke sarana atau organisasi lain yang terlibat dalam upaya pertolongan darurat. Kegiatan utama yang dilakukan pada tingkatan ini, antara lain :
o Mengawasi inventaris local
o Menyiapkan laporan tentang stok yang tersedia dan pengantaraannya, menurut beberapa criteria dan kategori.
o Menindaklanjuti inventarisasi digudang lain, baik dicabang gudang utama maupun dipust pengumpulan lain.



Kiriman
Kiriman adalah unit dasar acuan untuk pencatatan persediaan yang menggunakan system SUMA. Kiriman merupakan setumpuk persediaan yang dikirim oleh pengirim yang sama kepada penerima yang sama dan yang datang pada waktu yang sama dengan alat transportasi yang sama. Keseluruhan proses pengelompokan dan manipulasi data persediaan yang datang difokuskan pada kiriman-kiriman.
Pintu masuk adalah tempat datangnya kiriman, laut dan sungai, pelabuhan laut, Bandar udara, perbatasan, kantor bea cukai, gudang dan sebaginya.
Kegiatan di Fasilitas Penerimaan Bantuan
Sebelum persediaan dapat diantarkan kepada penerima yang dimaksud, ada tiga tahap yang harus dilakukan :
a. Pemilahan
Prioritas manajemen dan distribusi persediaan bantuan ditetapkan oleh pedoman yang diajukan oleh lembaga manajemen kedaruratan atau coordinator tim SUMA. Prioritas itu bergantung pada tipe bencana dan kebutuhan local atau nasional. Contoh : dalam kejadian gempa bumi, sediaan medis untuk penanganan kasus luka dan patah tulang menjadi sangat penting, dalam kasus banjir, barang yang diutamakan adalah makanan dan air.
Semua kemasan dan kotak yang datang harus dipilah dan diberi label serta kode berwarna untuk memperlihatkan secara jelas tingkatan prioritasnya. Tingkatan prioritas SUMA dank ode warna yang sesuai antara lain :
Prioritas 1 : Mendesak untuk distribusi segera (Urgen For Immidiate Distribution). Barang dalam prioritas ini harus segera didistribusikan ditempat darurat. Warna label merah.
Prioritas 2 : distribusi takmendesak (non urgent distribution). Barang semacam ini kebutuhannya tidak mendesak selama fase kritis kedaruratan, tetapi berguna kemudian, selama fase rekontruksi atau pembangunan. Warna label biru
Prioritas 3 : barang non prioritas (non priority articles). Beberapa persediaan mungkin kadaluarsa, atau rusak selama persinggahan.

b. Klasifikasi
Di dalam system SUMA,persediaan bantuan masuk kedalam salah satu dari 10kategori teknis berikut:
1. Obat-obatan(medicines)
2. Air dan kesehatan lingkungan (water and environmental health)
3. Persediaan dan perlengkapan kesehatan (health supplies/kits)
4. Makanan (food)
5. Tempat perlindungan/listrik/bangunan (shelter/elektrikal/construction)
6. logistik /administrasi (logistics/administration)
7. kebutuhan/pendidikan personal (personal needs/education)
8. sumber daya manusia (human resources)
9. pertanian/peternakan (agriculture/livestock)
10. tidak masuk klasifikasi (unclassified)
c. Inventarisasi
Tahapan inventarisasi memungkinkan disusunya laporan harian yang selanjutnya dikirim kepejabat nasional atau local yang terkait tentang bantuan yang telah diterima dan data relevan yang lain,termaksud pengiriman,penerima yang dimaksud,dan kategori persediaan yang diterima, jumlahnya,dan sebagainya. Penerima kemudian dapat membuat keputusan yang jelas tentang cara mengalokasikan sumber tersebut dan/atau mengelola keadaan darurat.mereka juga bisa memberitahu donator secara langsung tentang kedatangan kiriman mereka






BAB III
PENUTUP
Pembuatan catatan persediaan darurat yang tiba dalam setiap pengiriman merupakan satu kegiatan pokok-ini merupakan kontak pertama dengan sumbangan yang datang, dan pembuatan catatan yang efektif pada saat itu akan menentukan sampai sejauh mana keseluruhan sistem berlangsung sebagaimana mestinya.
System pengelolaan bantuan kemanusiaan ( humanitarian supply management system, SUMA) diluncurkan sebagia upaya bersama dari Negara-negara Amerika Latin dan Karibia, dengan bantuan teknis dari Pan Amerika Health Organization (PAHO), perwakilana regional WHO untuk Amerika dan dengan dukungan keuangan dari pemerintah belanda, untuk meningkatkan pengelolaan bantuan kemanusiaan dalam situasi bencana.
Tujuan sisyem ini adalah membantu menyelesaikan berbagia masalah yang muncul dalam kedatangan missal bantuan kewilayah atau Negara yang terkena bencana, baik yang berasal dari kota atau wilayah lain dalam Negara yang sama maupun yang diberikan oleh masyarakat internasional.
system SUMA menggunakan tingkatan sebagai berikut :
Prioritas 1 : mendesak- untuk didistribusikan langsung. Ditandai label merah
Prioritas 2 : distribusi tidak mendesak. Tercakup dalam prioritas ini adalah barang-barang yang tidak diperlukan segera, tetapi akan sangat berguna pada tahap menjelang akhir keadaan darurat.
Prioritas 3 : barang-barang bukan prioritas dan tidak mendesak untuk didistribusikan. Barang yang rusak, kadarluarsa, tidak dikenali, tidak berguna, atau nilainya meragukan. Barang tersebut diletakan pada suatu tempat untuk diperiksa kembali jika waktu mengizinkan. Ditandai dengan label hitam.