PENGADAAN LOGISTIK DITEMPAT BENCANA

BAB I
PENDAHULUAN
Kepulauan Indonesia termasuk dalam wilayah Pacific Ring of Fire (deretan gunung berapi Pasifik) yang bentuknya melengkung dari utara pulau Sumatera-Jawa-Nusa Tenggara hingga ke Sulawesi Utara. Kepulauan Indonesia juga terletak di pertemuan dua lempeng tektonik dunia dan dipengaruhi oleh tiga gerakan, yaitu Gerakan Sistem Sunda di bagian barat, Gerakan Sistem pinggiran Asia Timur dan Gerakan Sirkum Australia. Kedua faktor tersebut menyebabkan Indonesia rawan terhadap bencana khususnya letusan gunung berapi dan gempa bumi. Sekretariat Strategi Internasional untuk Pengurangan Bencana atau International Strateg for Disaster Reduction - Perserikatan Bangsa- Bangsa (ISDR 2004), mendefinisikan bahwa bencana adalah suatu gangguan serius terhadap keberfungsian suatu masyarakat sehingga menyebabkan kerugian yang meluas pada kehidupan manusia dari segi materi, ekonomi atau lingkungan dan yang melampaui kemampuan masyarakat tersebut untuk mengatasinya dengan menggunakan sumberdaya mereka sendiri.
Pujiono (2006) mengemukakan pada dasarnya penanggulangan bencana muncul dari keyakinan bahwa hidup manusia pada hakekatnya adalah sangat berharga. Ditempatkannya hidup dan kehidupan sebagai hak dasar setiap manusia mempunyai implikasi bahwa semua langkah penanggulangan bencana harus diambil demi mencegah atau meringankan penderitaan manusia, baik yang diakibatkan oleh konflik maupun bencana.
Dengan demikian, maka proses penanggulangan bencana ini tentunya memerlukan pengelolaan yang baik dan efektif. Pertimbangan tingkat pemenuhan barang yang dibutuhkan akanmenjadi variabel terpenting dalam pemenuhan kebutuhan di lokasi bencana. Peran sistem informasi menjadi sangat penting agar aktivitas tanggap darurat dan penanggulang bencana yang meliputi aktivitas, pengiriman barang seperti obat-obatan dan tenaga medis, peralatan penyelamatan khusus dan tim penyelamatan, serta makanan dan minuman ke pusat distribusi daerah yang terkena bencana dapat dilakukan dengan secepat dan setepat mungkin. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, maka dilakukan penelitian yang bertujuan untuk melakukan pemetaan sistem informasi manajemen logistik dalam penanggulangan bencana. Hasil yang diperoleh pada tahap pemetaan ini akan menjadi dasar untuk merancang sistem informasi logistik penanggulangan bencana.
BAB II
PEMBAHASAN
PENGADAAN
A. Sumber dan Pengadaan Persediaan Darurat
Bantuan yang diminta untuk menghadapi situasi kedaruratan dapat berasal dari berbagai sumber, baik yang diperoleh langsung oleh organisasi pemberi bantuan, yang diterimanya sebagai sumbangan dari masyarakat nasional dari dalam maupun luar negeri ataupun yang didapatnya sebagai pinjaman.
Biasanya semua metode pengadaan tersebut akan dimainkan dalam situasi kedaruratan dan masing-masing metode pengadaan itu dimiliki kelebihan dan kelemahannya sendiri. Bukan saja itu, tetapi juga kita jarang berada pada posisi yyang dapat menentukan metode paling tepat dalam suatu situasi. Kapanpun memungkinkan keputusan yang kita buat harus didasarkan pada criteria teknis dan hasil pengkajian yang tdak biasa terhadap kebutuhan penduduk yang tertimpa bencana.
Pembelian
Pembelian dapat dilakukan secara local atau eksternal. Untuk memilih salah satunya, ada persoalan tertentu yang harus dipertimbangkan.
Pembelian local : kelebihan pembelian local bergantung pada beberapa criteria, misalnya ketersediann local barang yang diperlukan, mutu dan jumlahnya, serta seberpa mendesaknya kebutuhan atas barang tersebut. Dalam situasi apapun, analisis biaya/manfaat 9termasuk pertanyaan kunci terhadap mutunya) harus dibuat dan kondisi tersebut mungkin memerlukan saran teknis.
Pembelian skala besar
Pembelian produk tertentu dalam jumlah besar mungkin pada akhirnya akan berakibat buruk bagi pasar local karena menggangu keseimbangan persediaan dan permintaan dan secara tidak langsung menaikan harga. Di lain pihak, pembelian local yang berpengaruh terhadap paar local ini dapat memacu pemulihan ekonomi daerah yang terkena bencana.
Penyimpanan
Keterbatasan ruang adalah hal yang umum ketika menyimpan persediaan darurat. Oleh karena itu masalah penyimpanan terkadang dapat dibicarakan dengan pedagang local agar barang-barang yang dibeli itu bisa tetap ditampung dalam gudangnya sampai dibutuhkan oleh pengguna akhir.
Pembelian eksternal
Sering kali ketersediaan barang tertentu didaerah setempat tidak banyak dan tidak dapat diprediksi atau mutu atau jumlah produk yang ada di local tidak cukup baik untuk memenuhi kebutuhan secara efesien.
Sumbangan
Sumbangan mungkin merupakan bagian terbesar dari persediaan yang dapat diterima dan ditangani selama keadaan darurat. Jika sumbangan itu mengandung barang yang tidak diminta, atau tidak termasuk prioritas, atau tidak memenuhi kebutuhan yang ditimbulkan kedaruratan, sumbangan yang kerap justru merepotkan logistik operasi pertolongan.
Namun sumbangan tetap sangat penting. Jika tepat, sumbangan itu bukan hanya bermanfaat bagi korban bencana, tetapi juga memberikan bantuan dana bagi lembaga pertolangan bencana yang sering kekurangan dana tunai.
Pinjaman
Sebagaian penduduk, lembaga dan perusahaan swasta meminjamkan peralatan atau jasa dan keahlian mereka selama tahapan tertentu kedaruratan. Walau banyak dari pinjaman itu bersifat spontan, pemberi pinjaman yang potensial penting untuk ditentukan sebelum bencana menyerang, dan jika memungkinkan, kesepakatan untuk jasa tersebut harus dibuat selama tahap perencanaan.
Tabel : keuntungan dan kerugian berbagai cara pengadaan bantuan
Cara pengadaan Keuntungan Kerugian
Pembelian local - Pengantaran segera
- Biaya trnsportasi lebih murah
- Menunjang ekonomi setempat - Tidak terlalu tersedia dalam jumlah dan mutu yang diperlukan
- Dapat menimbulkan persaingan antar organisasi untuk membeli suatu barang
- Dapat menyebabkan kekurangan dipasar local
Impor - Mungkin untuk memperoleh jumlah yang lebih banyak dan mutu yang lebih bagus
- Dapat memesan sesuai spesifikasi - Waktu pengantaran lebih lama
- Biaya transportasi lebih mahal
- Tidak menunjang ekonomi local
Sumbangan - Benas biaya atau berbiaya rendah (ingat setiap sumbnagan ada biayaanya)
- Meningkatakan solidaritas nasional dan internasional - Sering kali, benda yang disumbangkan tidak diminta
- Persediaan yang dikirim mungkin tidak memenuhi kebutuhan local
- Jika tidak dapat digunakan, penanganannya membuang waktu dan sumber daya
- Sulit untuk menolaknya jika tidak berguna
Pinjaman - Terkadang pinjaman berupa peralatan atau materi yang sulit untuk dibeli
- Biaya operasi lebih rendah - Bergantung pada berapa lama benda tersebut dipinjamkan
- Benda pinjaman harus dijaga dan diganti jika rusak
- Sulit untuk meminta pertanggungjawaban, jumlah, atau pemenuhan tanggal waktu dan komitmen lainnya,


B. Daftar permintaan
Semakin jelas dan spesifik permintaan kita, semakin cepat persediaan yang dibutuhkan datang dan akan lebih berguna tentunya kesalahpahaman dapat terjadi ketika meminta persedian darurat, terutama sekali jika berkaitan dengan aspek teknis, berikut faktor-faktor yang harus dipertimbangkan:
• Formulir permintaan: dokumen standar harusdigunakan untuk meminta persediaan darurat. Formulir harus diberi angka, tanggal, dan diselipi kopi karbon untuk membantu menindaklanjuti tanggapan atas setiap permintaan.
• Penyerahan tanggung jawab: hanya seorang yang ditentukan dengan jelas yang harus diserahi tanggung jawab untuk menyusun daftar permintaan.
• Kejelasan: daftar permintaan harus disusun dengan jelas,termaksud semua rincian yang dibutuhkan untuk mengenal persediaan yang diinginkan. Penggunaan catalog atau jenis ilustrasi lain, termaksud gambar jika diperlukan, selalu dianjurkan untuk menghilangkan kemungkinan ambiguitas. Sekali lagi, saran teknis diperlukan ketika meminta persediaan, khususnya jika berkaitan dengan produk tidak dikenal.
• Prioritas: setiap daftar permintaan harus menunjukan dengan jelas prioritas persediaan berdasarkan kebutuhan, volume distribusi, dan pengendalian stok
• Frekuensi permintaan: frekuensi permintaan bergantung pada kebutuhan penduduk yang tertimpa bencana, jumlah yang didistribusikan, dan cadangan yang ada. Namun, kita jangan menunggu sampai menit terakhir sebelum meminta persediaan baru, karena kiriman yang baru pasti butuh waktu untuk direncanakan dan waktu untuk mencapai tujuanya.
• Obat-obatan dan bahan berbahaya. Hokum nasional dan peraturan yang berkaitan dengan pemasukan dan penanganan barang harus diketahui, termasuk prosedur untuk memperoleh izin impornya.
• Tindak lanjut pesananan permintaan. Untuk melacak keberadaan bantuan saat transit, jumlah dan tanggal, serta permintaan harus disebutkan.

C. Pengiriman Bantuan
Salah satu cara untuk memudahkan tugas mereka yang mengantar banyak darurat di lapangan dan tentunya menghindarkan mereka dari kesulitan tambahan, adalah pengemasan bantuan dengan benar sesuai prosedur standar.
Prinsip kunci lain dari bantuan yang efektif adalah mengirim bantuan yang benar-benar diminta. Yang mungkin terjadi adalah bahwa beberapa produk mungkin dibutuhkan, tetapi tidak. Dalam hal ini, pendekatan terbaik adalah dengan berkonsultasi pada mereka yang bertanggung jawab terhadap operasi di lapangan atau mereka yang menyarankan agar-agar benda-benda tersebut diminta.
Berdasarkan upaya dasar dapat membuat perbedaan besar dalam pergerakan dan penerimaan persediaan. Bagian berikut akan menyebutkan beberapa langkah tersebut.

D. Pembungkusan dan Pelabelan Barang
Idealnya, bantuan yang akan dikirim pertama sekali harus dikelompokan dan dipilah. Barang-barang berbeda jenis, misalnya, pakaian dan obat-obat jangan pernah dikirim dalam kemasan yang sama. Kenyataannya, sampai pada tingkatan yang memungkinkan setiap jenis item harus dikemas terpisah.

• Untuk memudahkan identifikasi isi kemasan, kemasan itu harus ditandai dengan menggunakan system symbol dan warna yang sekarang ini banyak dipakai oleh organisasi internasional untuk menentukan berbagai kategori dan barang:
o Hijau untuk obat dan peralatan medis
o Merah untuk makanan
o Biru untuk pakaian dan barang rumah tangga
o Kuning untuk peralatan dan perkakas
• Bantuan tidak boleh dikirim jika ada keraguan terhadap mutu dan kondisinya. Serupa halnya, produk yang berusia pendek jangan dikirim kecuali jelas bahwa produk itu akan didistribusikan dan digunakan dengan segera.
• Sikap kemasan harus diberi label yang jelas dengan informasi berikut :
o Isi (umum)
o Tujuan
o Nama, alamat dan nomor telepon penerima
o Nama, alamat, dan nomor telepon pengirim
o Upaya atau cirri khusus apapun yang harus dipasang pada kemasan
• Pelabelan harus dilakukan dengan tinta yang tidak dapat dihapus, label tidak boleh mudah lepas.
Kemasan yang memiliki tumpukan dan nomor produksi sama harus diberi nomor “X” dari “Y”, dengan y adalah total jumlah paket dalam jumlah paket dalam tumpukan. Contoh, dalam tumpukan 100 kemasan, ang kemasan pertama harus ditandai 1/100. Penandaan ini akan memudahkan pemeriksaan dan penindaklanjutan jumlah kemasan yang tiba di pusat penerimaan.
• Ketika mengemas suatu kiriman, perlu diingat jenis perlakuan yang akan dialami kemasan itu. Kekokohan materi kemasan sangat penting.
• Bergantung pada alat transportasi harus dilakukan upaya untuk mengurangi “beban tambahan” yaitu berat dari bahan kemasan.
• Salah satu kemasan harus dilengkapi dengan salinan daftar kemasan dan diberi label sebagai kemasan yang berisi daftar. Label harus ditempatkan di dalam amplop plastic dan melekat pada bagian luar kemasan agar tidak mudah basah atau robek.
• Volume,berat,dan besar kemasan
Di tempat peneriman jarang terdapat mesin pemuat pembongkar seperti truk forklift.pada dasarnya,berat,dan kemasan harus sedemikian rupa sehingga benda dapat ditangani oleh suatu orang tanpa bantuan mekanis,seperti berikut:
• Berar:berat paket sebaiknya antara 25 dan 50 kg;
• Volume:volume harus sedemikian rupa sehingga dapat ditangani secara manual.tetapi ukuran kemasan membuatnya sulit ditangani;
• Bentuk;kemasan harus berbentuk sesimertis mungkin agar lebih mudah memegang dan memegang dan mengangkatnya.paket yang bentaknya aneh atau tidak berbentuk sebaiknya dihindari.

E. Pemberitahuan kiriman
Pusat penerimaan harus bersiap menyambut kedatangan barang baru.mereka perlu menemukan ruang penyimpanan,mengatur tranportasi jika pemindahan kiriman perlu di lakukan,dan memastikan cukupnya jumlah pekerja atau relawan untuk membokar kiriman.dengan demikian petugas di lokasi sumber (pengiriman)perlu memberikan informasi sedini mungkin tentang pengiriman dan sarana transportasi yang di gunakan kepada pusat penerimaan.berikut ini adalah informasi yang harus dimasukan:
• Berkaitan dengan kiriman
o Jenis barang dan peralatan yang termasuk dalam kiriman
o Jumlah (nomor kemasan, kotak dan sebagainya)
o Berat dan volume
o Perlakuan khusus yang diperlukan
o Nomor daftar barang (jika ada)
• Berkaitan dengan sarana trnsportasi
o Jenis dan karakteristik transportasi
o Perusahaan pengiriman (jika ada)
o Petugas yang bertanggung jawab dalam hal transportasi
• Berkaitan dengan rencana perjalanan
o Perkiraan waktu keberangkatan dan kemungkinan rute yang ditempuh
o Perkiraan waktu kedatangan (titik penerimaan harus diberi tahu secepat mungkin jika ada perubahan)
o Tujuan pasti (didaerah yang mungkin terdapat beberapa titik penerimaan)
• Informasi lain yang dianggap relevan untuk memudahkan penerimaan
Dokumen kiriman
• Kiriman local atau dalam Negara
Biasanya, kiriman local kurang membutuhkan “dokumentasi dibanding kiriman internasional. Kiriman tersebut harus dilengkapi dengan daftar kargo atau muatan yang menjelaskan kiriman dan informasi lain tentang bantuan yang dikirim dan juga data kemasan yang disebutkan sebelumnya.
• Kiriman luar Negara atau internasional
Dalam hal ini, pemberangkatan kiriman dilengkapai dengan kiriman suatu konosemen (surat muatan kapal) dan daftar muatannya masing-masing yang disiapkan oleh perusahaan pengangkutan (carrier). Harus diperhatikan bahwa daftar muatan yang disiapkan oleh perusahaan pengangkutan dengan menggunakan kop surat milik perusahaannya adalah untuk digunakan oleh perusahaan itu sendiri dan untuk urusan bea cukai. Sebaiknya organisasi yang sedang mengirimkan barang juga memasukan daftar muatannya sendiri selain daftar kemasan yang menerangkan isi muatan untuk memudahkan pengendaliian dari dalam organisasi
Pengebndalian dan Pemantauan
Operasi pengiriman, seperti mata rantai lain dalam rantai logistik memerlukan prosedur pengendalian dan pemantauan yang dapat melacak bantuan darurat dari saat bantuan dikapalkan sampai bantuan itu tiba ditujuan akhir. Pengendalian itu akan membantu manajer bencana, diantaranya untuk :
1. Mengetahui rute yang ditempuh bantuan sehingga dapat mengidentifikasi, misalnya, jika kiriman yang belum mencapai tujuannya mungkin bertahan
2. Mengidentifikasi semua pihak yang bertanggung jawab terhadap pengiriman, dari titik sumber sampai tujuan akhirnya.
3. Memilki dokumen penting untuk melacaka pengiriman dan persediaan bantuan
Berkaitan dengan kiriman, fungsi-fungsi diatas dimungkinkan dengan adanya daftar barang yang harus dicetak dalam formulir standar yang mencakup paling sedikit informasi berikut:
o Nomor tujuan
o Tempat pengiriman
o Tempat asal kiriman
o Sarana transportasi
o Nama dan tanda tangan pihak yang bertanggung jawab terhadap kiriman, yaitu pengirim, perusahaan pengangkut dan penerima
o Penjelasan muatan
o Ruang untuk komentar
Formulir tersebut juga harus memilki karakteristik berikut :
o Dicetak dan dijilid dalam arsip-arsip
o Diberi nomor secara berurut
o Memberikan salinan bagi setiap orang yang terlibat dalam proses pengirim, perusahaan pengangkut dan penerima
Asuransi Kargo
Ketika pengiriman (dengan kapal laut) dilalakuakan oleh perusahaan pengangkutan resmi, asuransi umumnya menjadi bagian dari kontrak pengangkutan. Jika tidak organisasi perlu menemukan jenis asuransi pengiriman apa yang tersedia dan asuransi tersebut dapat mencakup apa saja. Jelasnya, pengirim tidak harus menunggu sampai pertengahan keadaan darurat untuk memperoleh infirmasi ini. Sebaliknya, hal itu merupakan bagian dari persiapan perencanaan logistik darurat yang tepat.










BAB III
PENUTUP
Bantuan yang diminta untuk menghadapi situasi kedaruratan dapat berasal dari berbagai sumber, baik yang diperoleh langsung oleh organisasi pemberi bantuan, yang diterimanya sebagai sumbangan dari masyarakat nasional dari dalam maupun luar negeri ataupun yang didapatnya sebagai pinjaman.
Pembelian dapat dilakukan secara local atau eksternal. Untuk memilih salah satunya, ada persoalan tertentu yang harus dipertimbangkan. Yaitu Pembelian local dan Pembelian skala besar.
Daftar permintaan
Semakin jelas dan spesifik permintaan kita, semakin cepat persediaan yang dibutuhkan datang dan akan lebih berguna tentunya kesalahpahaman dapat terjadi ketika meminta persedian darurat, terutama sekali jika berkaitan dengan aspek teknis, berikut faktor-faktor yang harus dipertimbangkan yaitu Formulir permintaan, Penyerahan tanggung jawab, Kejelasan, Prioritas, Frekuensi permintaan, Obat-obatan dan bahan berbahaya, Tindak lanjut pesananan permintaan.